Rejestracja - serce placówki medycznej

Rejestracja, przez niektórych zwana również recepcją, jest wizytówką naszej placówki medycznej. Od kontaktu z pracownikami rejestracji wszystko się zaczyna i bardzo często zdarzenia te mają wpływ na dalszy przebieg procesu leczenia. Od jakości pracy recepcji, czyli w praktyce od tego, jak pacjent poczuje się potraktowany, zależy także, czy pacjent będzie współpracował, czy w razie potrzeby zechce wracać do naszej placówki lub rekomendować ją innym. Dlatego tak ważne jest, aby szczególnie zadbać o to miejsce, a osoby tam pracujące zaopatrzyć w umiejętności profesjonalnej obsługi pacjenta. Istota funkcjonowania rejestracji to w zasadzie zarządzanie chaosem poprzez nieustanne ustalanie priorytetów. Pracownicy bywają ponadmiarowo zajęci bieżącymi obowiązkami. Przyjmują wizytujących placówkę pacjentów, odbierają telefony, sortują i układają dokumentację, notują, odbierają i wysyłają pocztę elektroniczną, rozmawiają z kurierami, itp. W mniejszych placówkach i w gabinetach prywatnych zdarza się, że oczekiwanie pacjent chętnie zapełniłby sympatyczną rozmową. Na przykład dla zabicia czasu. Ważne jest, by pracownicy rejestracji potrafili dostrzec taką potrzebę u pacjenta. W dużych placówkach jest to oczywiście niemal niemożliwe. Niezależnie od charakterystyki waszej placówki, osoby pracujące w rejestracji muszą sobie dobrze radzić z presją i powinny być świetnie zorganizowane. Bardzo dobrym rozwiązaniem – choć nie jest ono ani trochę łatwe – jest zatrudnianie osób, które autentycznie lubią innych ludzi, cenią sobie kontakt interpersonalny, są uważne, grzeczne i potrafią bez wysiłku prowadzić rozmowę. Wspomniana uważność jest niezbędna, aby pracownicy rejestracji upewnili się, że pacjent wie wszystko to, co niezbędne. Najważniejszym zadaniem rejestracji jest stworzenie atmosfery, w której pacjent czuje się otoczony opieką i nie pozostaje w poczuciu, że jest przeszkodą pomiędzy dzwoniącymi w recepcji telefonami, a wypełnianą dokumentacją. Dlatego tak istotne są umiejętności komunikacyjne. Wygląd rejestracji również ma niemniejsze znaczenie. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę, aby panował tam porządek. Każdy szczegół warto przemyśleć, by miejsce to było przestronne i estetyczne. Aby przekonać się, czy rejestracja wygląda zachęcająco i działa sprawnie, można zainwestować w badanie z wykorzystaniem Tajemniczego Pacjenta, który bardzo szczegółowo określi mocne i słabe strony jej funkcjonowania. Tajemniczy Pacjent może skutecznie podpowiedzieć, czy przebywając w obszarze rejestracji łatwo uzyskać niezbędne informacje, znaleźć szafę lub... kosz na śmieci.